Die Herausforderungen einer Sekretärin: Wie man sie bewältigen kann

Wenn man über den Beruf einer Sekretärin oder einen Sekretär nachdenkt, tauchen meist veraltete Vorstellungen auf. Die Realität sieht jedoch so aus, dass sich der Beruf der Sekretärin in dem Maße weiterentwickelt hat, dass das Wort “Sekretär” selbst weitgehend durch angemessenere Berufsbezeichnungen wie “persönlicher Assistent”, “Exekutivsekretär” oder “Managementassistent” ersetzt wurde.
Unternehmenssekretäre sind “die Augen” des Unternehmens und arbeiten rund um die Uhr. Oft auch im Hintergrund, um die Bedürfnisse des Vorstands, der Mitarbeiter und des Kunden gleichermaßen zu bedienen. So wäre ohne ihr Engagement die Arbeit in kaum einem Unternehmen möglich.
Fly Aeolus hat eine Liste der 5 häufigsten Herausforderungen einer Sekretärin/ eines Sekretär zusammengestellt. Wir geben Ihnen Tipps und Tricks, wie Sie den Arbeitstag durchstehen können.

Beruf Sekretärin: Die Aufgaben

Zu den Aufgaben eines modernen Sekretärs können u.a. die folgenden gehören:

• Sicherstellen, dass Sitzungen effektiv organisiert und aufgezeichnet werden
• Aufrechterhaltung effektiver Aufzeichnungen und Verwaltung
• Einhaltung rechtlicher Anforderungen in Bezug auf Verwaltungsdokumente, Wohltätigkeitsrecht, Gesellschaftsrecht usw.
• Als Drehscheibe für die Korrespondenz und Kommunikation zwischen Management, Mitarbeitern und Lieferanten zu fungieren
• Kenntnisse von Software zur Erstellung von Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Datensätzen oder Präsentationen
• Als Büroleiter fungieren

Die Herausforderungen einer Sekretärin

Um ihre Aufgabe effektiv erfüllen zu können, müssen mehrere Herausforderungen durch Sekretärinnen und Sekretäre bewältigt werden:

1. Das geschäftliche Umfeld verstehen

Dies ist entscheidend für einen effektiven Unternehmenssekretär und der wichtigste Teil. Bevor sich eine Sekretärin auf Technologien und Software konzentriert, sollte sie oder er sich auf grundlegende betriebswirtschaftliche Zusammenhänge konzentrieren und das Gesamtbild verstehen.

Der Firmensekretär muss jederzeit in der Lage sein, wertvolle Ratschläge zu geben, die mit der Unternehmensführung, den Finanzen und dem Betrieb zu tun haben. Dabei ist der Zugang zum und die Zusammenarbeit mit dem Management des Unternehmens wesentlich. Denn nur so entwickelt sich ein gutes Verständnis des Geschäfts. Der Sekretär fungiert als eine Informationsdrehscheibe. Denn auch wenn er nicht in alle Besprechungen und Konferenzschaltungen einbezogen wird, kennt er mehr Informationen als der typische Mitarbeiter. Das liegt daran, dass sie verstehen, zuzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und Informationen zusammenzufügen, um die richtigen Antworten zu erhalten.

2. Der Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten

Im Beruf eines Sekretärs ist man die erste Person, zu der andere Manager, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Vorstandsmitglieder und Besucher kommen, wenn sie etwas brauchen.

Im Allgemeinen werden diese Personen angenehm sein. Aber in einigen Fällen wird die Sekretärin mit Menschen zu tun haben, die schwierig sind oder die ihn oder sie als weniger wichtig erachten und an denen diese ihre komprimierte Wut auslassen können.

Die meisten Gremien haben auch eine Vielzahl von Persönlichkeiten, die manchmal nicht miteinander auskommen.  Wenn es um eine schwierige Persönlichkeit geht, müssen Sekretärinnen und Sekretäre zu gleich einen gewissen Charme haben. Sie können der überhitzten Person helfen, sich zu beruhigen und das Vertrauen in das Unternehmen zurückzugewinnen. Das schaffen Sie, indem Sie Vertrauen einflößen und sicherstellen, dass alles so schnell wie möglich gelöst wird.

Für die bewältigung dieser Herausforderung einer Sekretärin ist es wichtig, sich der verschiedenen Rollen und Persönlichkeiten bewusst zu sein, um mögliche Konflikte zu erkennen.

3. Anpassungsfähigkeit: Mit den Veränderungen gehen

Unternehmen sind im heutigen digitalen Zeitalter einem ständigen Wandel unterworfen. Mangelnde Transformationsfähigkeit, wachsender Wettbewerbsdruck und die Unfähigkeit, schnell und agil darauf zu reagieren, zwingen viele Unternehmen in die Knie.

Außerdem sind umfassende kulturelle Veränderungen im Gange, darunter die Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung, die #MeToo Bewegung. Zudem gipfeln die sich entwickelnden Vorstellungen von Vielfalt bei Führungskräften und Vorstandsmitgliedern zusammen in einem noch stärkeren kulturellen Trend.

Es ist also nicht nur eine Frage des Ausmaßes der Veränderungen, die Unternehmen erleben, sondern auch der Geschwindigkeit, mit der sie umgesetzt werden müssen. Vorstandsmitglieder und Führungskräfte verlangen heute qualitativ hochwertige Informationen, in größerer Menge als je zuvor und auch schneller.

Um der Zeit voraus zu sein, sollte sich in dem Beruf der Sekretärin Zeit genommen werden, sich weiterzubilden. Zum Beispiel, indem Sie Ihre beruflichen Interessen erweitern, um angesichts des Wandels flexibler und beweglicher in Ihrer Rolle zu werden. Sie können einen Kurs in einem Bereich absolvieren, der nichts mit ihrem Fachgebiet zu tun hat. So fordern Sie Ihr Denken heraus und erweitern Ihre Denkweise.

Auf persönlicher Ebene: Sie sollten sich die Zeit nehmen, Kontakte zu ihren Kollegen in der gesamten Branche zu knüpfen. Natürlich stehen Sie vor Herausforderungen als Sekretärin, aber damit sind Sie nicht alleine. Arbeiten Sie mit denen zusammen, die ähnliche Schwierigkeiten haben, um Erfahrungen und Einsichten auszutauschen und sich gegenseitig bei diesen Herausforderungen zu beraten.

4. Für alles, was schief geht, verantwortlich gemacht werden

Sekretärinnen mögen nicht die Entscheidungsträger sein, aber wenn etwas schief geht, zeigen alle mit dem Finger auf sie als die Schuldigen. Oder zumindest wird behauptet, es liegt in ihrer Verantwortung, das Problem zu lösen.

Um zu vermeiden, dass Sie für irgendetwas beschuldigt werden, sollten bei dieser Herausforderung Sekretärinnen und Sekretere über ihren Arbeitstag Buch führen. Schreiben Sie alles auf und erstellen Sie eine systematische Dokumentation für sich selbst, um Ihren Arbeitsplan von Anfang bis Ende abzudecken. Nur für den Fall, dass ein Fehler unerwartet auftritt.

5. Zeitmanagement

Insbesondere wenn man im Beruf einer Sekretärin mehr als eine Führungskraft unterstützen, könnte die rechtzeitige Bewältigung der Arbeitsmenge eine der größten Herausforderungen sein. So sind die Sekretäre sind für die Koordinierung von Sitzungen, die Vereinbarung von Terminen, die Organisation von Reisen und die Planung anderer Aktivitäten verantwortlich. Die Planung von widersprüchlichen Prioritäten unter den Führungskräften und Änderungen in letzter Minute machen ein gutes Zeitmanagement und andere organisatorische Fähigkeiten für einen guten Sekretär unerlässlich.

Von Sekretärinnen wird oft erwartet, dass sie immer verfügbar sind. Die meisten Führungskräfte arbeiten täglich sehr lange, so dass sie von ihren Sekretärinnen auch lange Arbeitszeiten erwarten. Das führt oft zu einem Konflikt mit der Work-Life-Balance der Sekretärin. Zu wissen, wann man die Grenze ziehen muss, ist die halbe Miete, denn manche Mitarbeiter können eine Situation so viel dringlicher klingen lassen, als sie wirklich ist. In ihrem eigenen Interesse sollten Sie lernen, die Situation zu beurteilen und Entscheidungen zu treffen.

Es ist oft eine Herausforderung einer Sekretärin, einen geeigneten Flug für den Zeitplan des Geschäftsführers zu finden.

Aufgrund der festen Flugpläne der kommerziellen Fluggesellschaften und der fehlenden Direktverbindungen zu diesen Zielen ist es oft eine mühsame Suche. Durch das Umsteigen von Fahrzeugen und Flugzeugen ist die Reisezeit für den Geschäftsführer so meist viel länger als nötig. Oft müssen für eine solche Geschäftsreise mehrere Tage eingeplant und terminiert werden, da keine geeigneten Flüge zur Verfügung stehen.

Auch die Fahrt zum Flughafen ist nicht immer angenehm. Die Chance, in eine verkehrsreiche Zeit mit vielen Staus zu geraten, ist groß. Einmal am Flughafen angekommen, sieht sich die Führungskraft mit langen Schlangen beim Check-in, bei den Sicherheitskontrollen und beim Zoll konfrontiert.

Was keine Herausforderung für eine Sekretärin sein sollte: Das Buchen eines Privatjets

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Um die Geschäftsreise noch effektiver zu gestalten, können Sie außerdem unseren Blog über Geschäftsreisen Tipps lesen! Für Business Meetings mit anderen Kulturen finden Sie in diesem Blog weitere Tipps für internationale Verhandlungen!

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