By Johanna Menzel

Wanneer we aan een secretaris of secretaresse denken, komen meestal verouderde ideeën over wat deze functie precies inhoudt. De realiteit is echter anders, de rol van de secretaris of secretaresse is bijzonder geëvolueerd in de laatste jaren. Het woord “secretaresse” zelf is grotendeels vervangen door geschiktere functietitels zoals “persoonlijk assistent”, “uitvoerend secretaris” of “managementassistent”.

Secretarissen of secretaressen zijn “de ogen en oren” van een bedrijf. Ze werken de klok rond, vaak op de achtergrond. Ze dienen niet alleen de behoeften van de directie, maar vaak ook deze van de werknemers en de klant. Zonder hun inzet en steun zou de goede werking van een onderneming waarschijnlijk in gevaar komen.

Fly Aeolus heeft de top 5 met meest voorkomende uitdagingen waarmee secretarissen en secretaresses worden geconfronteerd samengesteld. We geven tips en trucs om hen tijdens de werkdag te helpen.

De functie van een moderne secretaris of secretaresse omvat meestal de volgende taken:

  • Ze zorgen ervoor dat vergaderingen effectief worden georganiseerd en geregistreerd
  • Ze houden secuur en effectief de administratie bij
  • Ze houden administraties bij op basis van alle wettelijke vereisten met betrekking tot vennootschapsrecht, liefdadigheidswetten, enzovoort
  • Ze zijn een spil in de communicatie tussen het management, medewerkers en leveranciers
  • Ze ontwikkelen spreadsheets, databases, bouwen datasets of presentaties, en
  • Ze functioneren als kantoorbeheerder
 
secretaris

Om deze belangrijke rol effectief te vervullen, mogen secretarissen en secretaresses de volgende uitdagingen niet uit de weg gaan:Begrijp de “ins and outs” van het bedrijf.


1. Begrijp de “ins and outs” van het bedrijf

Het begrijpen van de corebusiness van het bedrijf waarvoor u werkt, is van cruciaal belang om een ​​effectieve bedrijfssecretaris of secretaresse te zijn. Voordat een secretaris of secretaresse zich de benodigde tools eigen maakt, moet hij zich eerst concentreren op de kerntaken van het bedrijf en het grotere geheel begrijpen.

U zal ten allen tijde waardevol advies moeten kunnen geven. Of het nu gaat om de bedrijfsvoering, financiën of operaties. Zorg dat u toegang hebt om samen te werken met het management van het bedrijf. Dit is essentieel om een ​​goed begrip van het bedrijf te kunnen ontwikkelen.

Secretaresses en secretarissen dienen als een informatieknooppunt. Ook al zal u niet aan alle vergaderingen deelnemen, het zal van belang zijn dat u meer weet dan een doorsnee werknemer. Tracht uzelf de eigenschap te bouwen waarbij u met gemak de juiste vragen kunt stellen en de juiste beschikbare relevante informatie bijeenbrengt. Zo kunt u de juiste antwoorden verkrijgen.


2. Omgaan met moeilijke persoonlijkheden

Secretaresses en secretarissen zijn vaak de eerste persoon bij wie managers, medewerkers, leveranciers, klanten, directieleden en bezoekers langs komen wanneer ze iets specifieks nodig hebben om hun werk of taken uit te voeren.

Over het algemeen zal het aangenaam werken zijn met uw collega’s. Helaas zult u in sommige gevallen ook moeten werken met mensen die moeilijker in de omgang zijn. Wanneer zij u niet op waarde schatten, achten zij uw werk vaak minder belangrijk. U wordt daarbij een gemakkelijk doelwit om botheid, boosheid of angst op te botvieren.

secretaris

De meeste directies bestaan uit een veelheid aan persoonlijkheden die soms niet goed met elkaar overweg kunnen. Wanneer u als secretaris of secretaresse wilt omgaan met deze verschillende persoonlijkheden zult u een zekere charme moeten ontwikkelen. Probeer oververhitte personen te kalmeren, help hun het vertrouwen in het bedrijf terug te winnen en zorg ervoor dat alles zo snel mogelijk zal worden opgelost.

Het is duidelijk dat een secretaresse of secretaris op de hoogte moet zijn van de verschillende rollen en persoonlijkheden in een bedrijf om mogelijke conflicten te identificeren of zelfs te ontwijken.


3. Aanpassingsvermogen: omgaan met veranderingen

In het hedendaagse digitale tijdperk zijn bedrijven onderhevig aan voortdurende veranderingen. Een gebrek aan transformatievermogen, een toenemende concurrentiedruk en het onvermogen om hier snel en wendbaar op te reageren, zijn aspecten die veel bedrijven op de knieën brengen.

Culturele veranderingen in de maatschappij zijn dan ook van invloed op het bedrijfsleven. Denk maar aan de vereisten nodig voor duurzaamheidsrapportages, de #MeToo-beweging en de veranderende ideeën ten aanzien van het diversiteitsbeleid onder bestuurders en bestuursleden. Dit alles mondt uit in een nog sterkere interne culturele trend ontwikkeling.

secretaris

Het gaat niet alleen om de hoeveelheid veranderingen die bedrijven zien ontstaan, maar ook om de snelheid waarmee deze bewegingen tot stand komen. Bedrijven moeten daarom continu op de hoogte blijven van nieuwe trends om de nodige acties uit te zetten. Als gevolg hiervan eisen bestuursleden en leidinggevenden nauwkeurige informatie, in grotere hoeveelheden en sneller dan ooit tevoren.

Om voorop te blijven lopen zult u als secretaresse of secretaris de tijd moeten nemen om uzelf te onderwijzen. Tracht een natuurlijke professionele interesse op te bouwen om flexibeler en wendbaarder te worden in uw rol. Deze rol die overigens zich noodgedwongen zal moeten aanpassen aan meerdere veranderingen. Volg bijvoorbeeld een cursus over een onderwerp dat niets te maken heeft met uw vakgebied, daag uzelf uit en verruim zo uw manier van denken.

Een persoonlijke tip: plan per week 2 uur om te netwerken en contacten te leggen met collega’s in de hele branche waarin u werkt. Iedereen staat voor dezelfde uitdagingen. Door te netwerken deelt u ervaringen, deelt u inzichten en adviseert u mogelijk elkaar over deze uitdagingen. Zo toont u oprecht interesse in uw collega’s.


4. De schuld krijgen van alles wat fout gaat

Secretaresses en secretarissen zijn misschien niet de eind-beslissers, maar als er iets misgaat, wijzen vaak veel vingers naar hun. Ze zijn zeker niet perse de oorzaak van het probleem, maar aangezien de uitvoering vaak bij hun ligt is het gemakkelijk naar een secretaresse of secretaris te wijzen.

Om te voorkomen dat u zal worden aangewezen, kunt u het beste gedetailleerde gegevens over uw werkdag bijhouden. Wie schrijft die blijft. Schrijf systematisch uw werkschema en acties van begin tot einde op voor het geval er onverhoopt problemen zouden kunnen ontstaan.


5. Tijds management

Wanneer u als secretaresse of secretaris meer dan één leidinggevende ondersteunt, kan het beheren van de werklast een van de grootste uitdagingen zijn. U zal verantwoordelijk zijn voor het coördineren van vergaderingen, het maken van afspraken, het regelen van reizen en het plannen van andere activiteiten. Tegenstrijdige prioriteiten tussen verschillende leidinggevenden en last-minute wijzigingen maken goed tijdsmanagement en organisatorische vaardigheden essentieel voor een goede secretaresse of secretaris.

Aangezien de meeste managers lange dagen werken wordt van secretaresses en secretarissen ook verwacht dat ze 24/7 beschikbaar zijn. Dit laatste leidt vaak tot een worsteling in de werk-privébalans van veel secretaresses en secretarissen. Weten wanneer u de grens moet worden trekken is het halve werk. Sommige werknemers kunnen een situatie urgenter laten klinken dan het in werkelijkheid is. Daarom zult u moeten leren elke situatie te beoordelen en dienovereenkomstig beslissingen te nemen.

Het is voor secretaresses vaak een uitdaging om een ​​passende vlucht te vinden welke past in de agenda van de manager of directeur. Door de vaste dienstregeling van commerciële luchtvaartmaatschappijen en het ontbreken van directe verbindingen naar verschillende bestemmingen is het vaak een moeizame zoektocht en moeilijke puzzel. Overstappen en transfers maken de totale reistijd voor een manager vaak veel langer dan nodig. Zakenreizen zoals deze vereisen dan ook dat een manager meerdere dagen in zijn agenda blokkeert.

Wanneer uw manager naar de luchthaven gaat, is de kans groot dat hij in de file kom te staan. En eenmaal op de luchthaven aangekomen, staat hij voor lange rijen bij het inchecken, de veiligheidscontroles en de douane.

Niet met Fly Aeolus! Fly Aeolus kan opstijgen en landen vanaf 1600 luchthavens in Europa. Op deze manier landt uw manager dichter bij zijn eindbestemming. De meeste luchthavens op deze bestemmingen zijn kleiner en minder druk dan de luchthavens van waar commerciële vluchten vertrekken. Met een Fly Aeolus-luchttaxi staat uw manager niet meer in de rij ​​en bespaart hij kostbare tijd. De check-in tijd is slechts 15 minuten voor vertrek.

Neem een ​​kijkje op onze pagina met prive jet bestemmingen. Hier vindt u alle bestemmingen waar we binnen Europa naar toe kunnen vliegen. U kunt hier uw prive vliegtuig prijs berekenen.

Boek vandaag nog uw luchttaxi en neem contact met ons op via mail info@flyaeolus.com of bel ons: +32 (0) 3500 9082.

We helpen u graag met het efficiënter maken van uw manager zijn agenda.