Zakenmensen hebben per definitie geen tijd. Vanuit hun vlucht gaan zij rechtstreeks hun vergadering in. Fly Aeolus verzamelde 5 tips voor een efficiënte en succesvolle meeting. Zo spaart Fly Aeolus nog meer tijd en kosten uit wanneer u een privé vliegtuig huurt in België of Nederland.

1. Uitnodiging

Om elke deelnemer uit te nodigen op hetzelfde tijdstip kan u gebruik maken van de Outlook of Gmail agendafunctie. Zo kan iedereen aanduiden of hij of zij aanwezig kan zijn. Extra voordeel van deze systemen is dat de meeting meteen in iedereen zijn agenda genoteerd staat. Wees selectief wie u uitgenodigd. Met een kleinere groep vergaderen is efficiënter.

2. Doelstelling en agenda

Ga voorbereid een meeting in en formuleer het doel en de agenda van de vergadering. Stuur deze voor de meeting door aan de deelnemers. Zo weet iedereen wat van hun verwacht wordt. Een agenda zorgt dat de vergadering constructief loopt en deze niet onnodig uitweidt.

3. Acties

Maak geen uitgebreide notulen maar vat de genomen beslissingen samen en noteer de resulterende acties met onderwerp, omschrijving, uitvoerder en deadline.

4. Locatie

De basis van een aangename vergadering is een stille ruimte met daglicht en een goede akoestiek. Zorg ervoor dat de ruimte vlot bereikbaar is.
U kan ook op luchthavens vergaderen, vaak beschikken deze over een goed business center. Op Antwerpen luchthaven zijn bijvoorbeeld meerdere ruimtes beschikbaar. Let wel op deze ruimtes moeten vaak van te voren geboekt worden

5. Juiste equipment

Ga na of de vergaderruimte beschikt over de juiste faciliteiten. Zorg voor een internetconnectie en een projector. Water of andere dranken tijdens de meeting worden altijd gewaardeerd door deelnemers. Vergeet tevens niet de oplader van uw telefoon en laptop.

Meetings zijn belangrijk maar tijdrovend. Ga na of u wel een meeting moet organiseren. Onnodige meetings werken demotiverend en zijn soms frustrerend. Soms kan een conference call of online meeting – bijvoorbeeld via Skype of Webex – ook een oplossing zijn.  Om u helemaal af te sluiten van alle omgevingsgeluid kunt u het beste een noise-cancelling hoofdtelefoon gebruiken.