5 défis des secrétaires d’entreprises et leurs solutions

Lorsque l’on pense aux secrétaires d’entreprises, la plupart du temps, des idées dépassées sur ce que signifie être secrétaire d’entreprise surgissent dans les esprits. Cependant, la réalité est que le rôle du secrétaire a évolué. Le mot “secrétaire” lui-même a été largement remplacé par des titres plus appropriés tels que “assistant personnel”, “secrétaire exécutif” ou “assistant de direction”.

Les secrétaires d’entreprises sont “les yeux” de l’entreprise, travaillant 24 heures sur 24, souvent en arrière-plan. Ils répondent aux besoins non seulement du conseil d’administration, mais aussi des employés et des clients. Sans leur engagement et leur soutien, le bon fonctionnement de l’entreprise serait probablement compromis.

Fly Aeolus a établi une liste des 5 défis les plus courants auxquels les secrétaires sont confrontés. Nous donnerons des conseils et des astuces pour permettre aux secrétaires de direction de mener à bien leur journée de travail.

Le rôle des secrétaires d’entreprises

Les tâches d’un secrétaire d’entreprise moderne comprennent principalement :

• Veiller à ce que les réunions soient organisées et enregistrées efficacement
• Maintenir une administration et des dossiers efficaces
• Maintenir les exigences légales concernant les documents administratifs, le droit des associations caritatives, le droit des sociétés, etc.
• Servir de plaque tournante pour la correspondance et la communication entre la direction, les employés et les fournisseurs
• Développer des feuilles de calcul, des bases de données, des ensembles de données ou des présentations
• Servir en tant qu’administrateur de bureau

Afin de remplir efficacement ce rôle, vous devez souvent, en tant que secrétaire, relever les défis suivants :

1 – Comprendre l’entreprise

Pour être un secrétaire efficace, il est essentiel de comprendre les activités de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Avant de se concentrer sur les technologies et les logiciels, un secrétaire doit se concentrer sur les compétences commerciales de base et comprendre la situation dans son ensemble. Il ou elle doit être capable de donner de précieux conseils à tout moment. Qu’il s’agisse de la gestion, des finances ou de l’exploitation de l’entreprise, il doit être capable de donner des conseils précieux à tout moment. Il est essentiel d’être proche de la direction de l’entreprise et de travailler avec elle pour bien comprendre l’entreprise.

Les secrétaires d’entreprises sont aussi source d’information, même si ils ne participent pas à toutes les réunions et conférences téléphoniques, ils en savent plus que l’employé type. En effet, ils ont maîtrisé l’acte d’écouter aux portes, de poser les bonnes questions et de rassembler des informations pour obtenir les bonnes réponses.

2 – Faire face à des personnalités difficiles

Les secrétaires d’entreprises sont les premières personnes auxquelles les dirigeants, les employés, les fournisseurs, les clients, les membres du conseil d’administration et les visiteurs sont le plus susceptibles de s’adresser lorsqu’ils ont besoin de quelque chose pour leur travail.

En général, ces personnes seront agréables. Malheureusement, dans certains cas, les secrétaires devront travailler avec des personnes avec lesquelles il sera plus difficile de travailler. Ces personnes peuvent vous considérer comme moins important que les autres employés ou vous considérer comme une personne sur laquelle elles peuvent déverser leur colère.

La plupart des conseils d’administration ont une multitude de personnalités qui ne s’entendent parfois pas entre elles. Face à ces différentes personnalités, les secrétaires d’entreprise doivent avoir un certain charme. Vous pouvez aider les personnes en surchauffe à se calmer, à reprendre confiance dans l’entreprise en leur inculquant un sentiment de confiance et en leur assurant que tout sera résolu le plus rapidement possible.

Il est clair qu’en tant que secrétaire, vous devez être conscient des différents rôles et personnalités afin d’identifier tout conflit potentiel.

3 – La capacité d’adaptation : Accompagner les changements

Les entreprises sont soumises à des changements constants à l’ère du numérique. Un manque de capacité de transformation, une pression concurrentielle croissante et l’incapacité à réagir rapidement et avec souplesse à cette évolution mettent de nombreuses entreprises à genoux.

Des changements culturels importants influencent également de nombreuses industries. Pensez aux exigences en matière de rapports sur le développement durable, au mouvement #MeToo et à l’évolution des notions de diversité parmi les membres de la direction et du conseil d’administration. Tous ces éléments aboutissent à une tendance culturelle encore plus forte.

Il ne s’agit pas seulement de la quantité de changements que les entreprises constatent, mais aussi de la vitesse à laquelle ces mouvements se produisent. Les entreprises doivent donc être en permanence à l’écoute de ces tendances émergentes afin de mettre en œuvre les actions nécessaires. En conséquence, les membres des conseils d’administration et les dirigeants exigent des informations de meilleure qualité, en plus grande quantité et plus rapidement que jamais auparavant.

Pour garder une longueur d’avance, les secrétaires d’entreprises doivent prendre le temps de se former. Par exemple, en élargissant vos intérêts professionnels afin de devenir plus flexible et agile dans votre rôle en vous adaptant à ces changements. Vous pouvez suivre un cours dans un domaine qui n’a rien à voir avec votre domaine d’expertise, ce qui remet en question votre façon de penser et élargit votre état d’esprit.

Sur le plan personnel : prévoyez une fois par semaine 2 heures pour établir un réseau et des contacts avec des collègues de l’ensemble du secteur dans lequel vous travaillez. Chacun est confronté aux mêmes défis, partagez vos expériences, échangez vos points de vue et donnez des conseils aux autres sur ces défis.

4 – Être blâmé pour tout ce qui ne va pas

Les secrétaires d’entreprises ne sont peut-être pas les décideurs, mais lorsque les choses tournent mal, tous les monde les pointent du doigt. Ce n’est pas nécessairement la source du problème, mais leur responsabilité de résoudre le problème ou le défi.

Pour éviter d’être accusé ou blâmé, vous devez tenir un registre détaillé de votre journée de travail. Notez tout et créez une documentation systématique pour vous-même qui couvre votre programme de travail du début à la fin, juste au cas où des problèmes surviendraient de manière inattendue.

5 – Gestion du temps

Surtout si les secrétaires d’entreprises soutiennent plus d’un cadre, la gestion de la charge de travail peut être l’un des plus grands défis. Les secrétaires sont responsables de la coordination des réunions, de la prise de rendez-vous, de l’organisation des voyages et de la programmation d’autres activités. La planification de priorités contradictoires entre les cadres et les changements de dernière minute font qu’une bonne gestion du temps et d’autres compétences organisationnelles sont essentielles pour une bonne secrétaire .

Les secrétaires sont souvent censées être disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, car la plupart des cadres supérieurs travaillent de longues journées. Cette situation entraîne souvent une lutte avec l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de nombreuses secrétaires. Savoir où se trouve la frontière est la moitié de la bataille, certains employés peuvent faire paraître une situation plus urgente qu’elle ne l’est en réalité. Le secrétaire d’entreprise doit apprendre à évaluer la situation et à prendre des décisions en conséquence.

Il est souvent difficile pour les secrétaires de trouver un vol adapté au calendrier du directeur général. En raison des horaires fixes des compagnies aériennes commerciales et de l’absence de correspondances directes vers des destinations spécifiques, la recherche est souvent fastidieuse. Le changement de véhicule et d’avion rend le temps de voyage du directeur souvent beaucoup plus long que nécessaire. Les voyages d’affaires de ce type obligent le gestionnaire à bloquer plusieurs jours dans son agenda.

En se rendant à l’aéroport, il y a de fortes chances que votre manager se retrouve dans un embouteillage. Et une fois arrivé à l’aéroport, il doit faire face à de longues files d’attente à l’enregistrement, aux contrôles de sécurité et à la douane.

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