Geschäftsleute haben von Grund auf keine Zeit. Von Ihren Flügen gehen sie meist direkt zu Ihren Terminen. Fly Aeolus hat 5 Tipps zusammengestellt für ein effizientes und erfolgreiches Meeting. So spart Fly Aeolus noch mehr Zeit und Kosten, wenn Sie ein privates Flugzeug in Deutschland, Belgien oder der Niederlande mieten.

1. Einladung

Um jeden Teilnehmer gleichzeitig einzuladen, können Sie die Outlook oder Gmail Kalenderfunktion benutzen. So kann jeder Teilnehmer angeben, ob er oder sie an dem Termin anwesend sein kann. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Systeme ist das sofortige Eintragen in jeden Kalender. Seien Sie sich bewusst, wen Sie einladen. Mit einer kleineren Gruppe sind Sie meist effizienter.

2. Ziele und Agenda

Gehen Sie vorbereitet in die Besprechung und bestimmen Sie das Ziel und die Agenda des Termins. Senden Sie diese vorab an alle Teilnehmer. So weiß jeder was Ihn erwartet. Eine Agenda sollte dafür sorgen, dass das Meeting konstruktiv verläuft und nicht unnötig vom Thema abweicht.

3. Maßnahmen

Schreiben Sie kein unnötig langes Protokoll, aber fassen Sie die getroffenen Entscheidungen zusammen und notieren Sie die daraus resultierenden Maßnahmen mit Thema, Beschreibung, Ausführende und Fristen.

4. Standort

Die Grundlage für ein angenehmes Meeting ist ein ruhiger Ort mit natürlichem Licht und guter Akustik. Stellen Sie sicher, dass dieser Treffpunkt einfach zu erreichen und auffindbar ist. Sie können sich auch an Flughäfen treffen, oft haben diese gute Geschäftszentren. Am Flughafen Antwerpen, zum Beispiel, stehen Ihnen mehrere Räume zur Verfügung. Halten Sie jedoch im Hinterkopf, dass diese oft im Vorhinein reserviert werden müssen

5. Die richtige Ausrüstung

Stellen Sie sicher, dass der Konferenzraum über die entsprechenden Einrichtungen verfügt. Stellen Sie Internetzugang und einen Projektor zur Verfügung. Wasser oder andere Getränke während der Sitzung wird von den Teilnehmern immer sehr geschätzt. Vergessen Sie auch nicht das Ladegerät für Ihr Handy und den Laptop.

Meetings sind wichtig, aber zeitaufwendig. Sie bestimmen, ob ein Termin wirklich notwendig ist. Überflüssige Treffen wirken demotivierend und manchmal frustrierend. Manchmal kann eine Telefonkonferenz oder ein Online-Meeting – zum Beispiel über Skype oder Webex – eine bessere Lösung sein. Um sich dabei vollständig von allem Lärm abzuschotten, ist es empfehlenswert Noise-Cancelling-Kopfhörer zu verwenden.