By Stefaan Ghijs
Als personal assistent van een C-level executive is het onder andere jouw taak om zijn leven makkelijker te maken. Wanneer jullie in hetzelfde gebouw zijn, is dit gemakkelijk. Maar wanneer hij op zakentrip vertrekt wordt dit moeilijker.
Voor een zakenreis moeten er veel aspecten geregeld worden: details moeten uitgewerkt worden, reservaties en agenda’s moeten gecoördineerd worden. Om niets te vergeten en te voorkomen dat je problemen last-minute moet oplossen, wat veel onrust creëert voor jouzelf en jouw executive, raden we je aan om met reisformulieren en een checklist te werken. De volgende documenten worden het meest gebruikt.
Reizigers profiel:
Het profiel is een document dat alle informatie verzamelt van de reiziger die je assisteert. Verzamel hier gegevens zoals zijn naam, voornamen, titels, paspoortnummer en het werknemersnummer en ander werk gerelateerde informatie. Zet hier tevens alle informatie van het thuisfront bij. Om een volledig plaatje te hebben kan je ook een gedeelte maken voor luchtvaartmaatschappijen die de voorkeur genieten inclusief de reiziger zijn frequent flyer nummer, stoel en etenswensen. Een dergelijk profiel komt zeker van pas wanneer je met de travel agent of travel manager in overleg bent.
Planning checklist:
Deze uitgebreide checklist bevat meerdere secties over elk onderdeel van de zakenreis. Denk hierbij aan commerciële vluchten, lucht taxi’s, voor- en natransport, hotel reserveringen, diners, zakelijke afspraken en events. Elke sectie bevat een set met vragen gesteld en een checklist die uitgevoerd moet worden. Deze checklist zal je helpen om eenduidig en snel een volledig beeld te geven van wat de (C-level) executive nodig heeft die jij assisteert op zijn reis.
Reisprogramma:
Het reisprogramma is het document dat elk onderdeel van de reis (commerciële vluchten, lucht taxi’s, voor- en natransport, hotel reserveringen, diners, zakelijke afspraken en events ) samenvat. Houd dit programma op basis van een vast template bij. Zo voorkom je onrust en spaar je jouw executive heel veel moeite bijvoorbeeld bij het zoeken naar een specifieke mail of document.
Wanneer je niet zo veel ervaring hebt met het ontwikkelen van een reisprogramma kan je jein de de schoenen van de reiziger plaatsen. Ga in gedachten door de reis heen en geef alle informatie weer die relevant is, zoals de weg naar zijn eindbestemming met de auto, restaurant opties etc.
Wees flexibel want elke reis ziet er weer anders uit. Hierdoor zullen bepaalde onderdelen van de template niet nodig zijn. Ging er iets fout, laat je niet uit het veld slaan. Los het probleem op en kijk wat je moet aanpassen in de formulieren. Zo voorkom je problemen in de toekomst.
Lees het finale programma na op spelling en grammatica fouten. Wanneer deze klaar is print je hem uit voor de reiziger en voor jezelf. Zelfs wanneer jouw executive deze liever elektronisch ontvangt zal hij je dankbaar zijn als zijn smartphone batterij leeg is of de internetverbinding slecht is. Voor jou is de print-out een document die je snel kunt benaderen met alle benodigde telefoonnummers en gegevens indien nodig.